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第二回さくさくテキストマイニング勉強会 終了後、運営側の雑感

※発表内容の紹介などは濱田さんの記事
チームラボ・高須さんのUst録画まとめをご参考に。


色々な勉強会に参加させて頂いているが、
今回運営側に回ることになり、そこで得た情報や考えたことを思い浮かぶまま書きました。
次回の勉強会で活かせるように書き連ねた、自分用の改善点メモですが、
何か新しく勉強会を始めようという方のご参考になる点があれば幸いです。


・当日までの準備
1.発表者の募集、2.会場の手配、3.日程調整、4.スタッフ募集が主。
他細々と適宜発表者と内容・順序の摺り合わせ、参加者名簿作成、懇親会の手配など。
発表者集めに苦労するのが勉強会の常だが、
この勉強会では私とtoilet_lunchさん、gepuro君の3人はほぼ確定で参加のため、
埋める枠は3つ程度。
特に今回はstakemuraさんというビッグゲストの方から
参加したいとお声掛け頂いたため、すんなり枠が埋まった。
todeskingさん、yokkunsさんは面識があったので声を掛けやすかった。
ts_3156君は濱田さんのtokyoWebminingでえごったー作者だと知り、
その懇親会で熱い開発話を聞かせて頂いたため、発表を熱望したところご快諾頂いた。
発表者募集は、様々な勉強会に出るなどして、
人脈を作っておくのが重要だと思いました。
会場を御提供頂ける企業を探すのも難しい所で、
niftyエンジニアサポートを利用させて頂くのが一番便利なのだが、
人気会場であるため、中々抑えることは難しい。
Oracle社員と個人的な繋がりがあるため、たまたま御提供頂けているだけである。
広い会場、60人を超える参加者の勉強会を回すため、スタッフ2名を募集したところ
TEiKAw君、rindai87さんにお手伝い頂けることになった。
考えてみれば、毎回綱渡りである。
そして主催者のtoilet_lunchさんにはtwitterとAtndでの告知など
対外面の一切をお任せしていた。
突然主催者挨拶して下さいとか、無茶振りをしまくった。
全部見事に、そして冗談交じりに乗り切ってくれたtoilet_lunchさんに感謝。


・レベル感
テキストマイニングの裾野を広げようと、
初心者・未経験者向けの勉強会として始めたが、
案の定TokyoRのように発表レベルが上がり、目的とは異なりつつある。
yokkunsさんの「MeCabの存在すら知らない初心者」向けの発表や
todeskingさんの基礎の基礎から
テキストマイニングとは何かを説明して下さったのは本当に有難い。
「まぁクラスタリングなんて皆知ってますよね、説明飛ばしますよ」
という勉強会にはしたくない。
レベルの高い、本業向けの勉強会は既にnokunoさんのTokyoNLPがある。
同じような勉強会をする必要はない。
目的、趣旨をしっかり確立し、ぶれてはいけない。


・参加者と発表者
参加者は発表者含めて60人くらい。Ustは50人くらい。
学生も企業人もトッププロ(YとかJとかNとか何とかラボとか)もいらっしゃる。
テキストマイニングの裾野を広げようと思い開催した勉強会のため、
様々な背景の方々にご参加頂けて本当に嬉しい。
また、女性参加者が3名程度いらっしゃったのは大変喜ばしい。
マーケティングの分野で、女性物の下着や化粧品を男性が分析している現状は打破したい。
女性にテキストマイニングへ興味・関心を抱いて貰えるよう、何か工夫していきたい。
発表できるくらいの実力・経験があり、
なおかつ実績も何もない勉強会で発表を快諾して下さる方というのは中々いらっしゃらない。
結果、参加者はnokunoさんやyokkunsさんなど
数々の勉強会に参加なさっているよく知られた人で固まりがちになり、自然と身内話が多くなる。
内輪ネタが多くなると新規参入が無くなるという悪循環。
今回、gepuro君やts_3156君などの学生さんやtodeskingさんのようなエキスパートなど、
出来る限り他の勉強会とは異なった発表者を招くよう努力した。
今後もテキストマイニングの裾野を広げていきたい。


・会場提供について
前回・今回ともOracleには大変素晴らしい会場を無料で提供して頂いている。
200人収容可能な会場、電源完備、無線LAN(今回は不調で使用不可だったが)、
望める以上の環境である。
しかし、それは、Oracleの事業の一環として行っているのではなく、
Oracleのとある2名の社員様の御好意によりお貸し頂いている。
朝10時半の会場設営から懇親会の2次会まで参加頂き、丸一日付き合わせている。
全トラブルの全責任を彼らが持ち、
業務ではないため、休日に出勤しても振替休日や給料などは出ない。
会場設営、撤収作業、勉強会中のサポート、心の底から有難い。
だがあまりにも彼らに負担を掛けすぎている。
次回もOracleに会場御提供頂くというのは如何なものか。
他に会場御提供いただけそうなところをあたってみなければ。


・Ustについて
毎回失敗している。
前回は機材トラブル、今回は回線トラブル。
今回Oracleに御提供頂いた会場には、
WiMaxもイーモバも入らないということが現地でUst放送直前にわかった。
チームラボ・高須様の御好意により、
回線、Ust機器の貸し出し、Ust撮影、全てを回して頂いた。
前もって高須さんにUst放映のお願いをしていたのではなく、
私が参加者受付をしていたところ、
会場のtoilet_lunchさんから回線トラブルの連絡を受け、
どうしようか思案していたところにたまたま高須さんが参加登録にいらっしゃったので、
本当に突然お願いして快諾して頂いた。
高須さんがいらっしゃらなかったら今回Ustは出来なかっただろう、多謝。
今後安定してUstするにはどうすればいいか考えなければならない。


・司会制
今回から司会制を取り入れた。
時間管理の徹底と質疑応答の活性化などが図りたかった。
特に活性化を図ることにはかなり力を入れたかったので、
質問しやすいよう、軽い雰囲気を作ることと、
発表者の技術的背景や経歴を紹介して
「この人にはこういう質問が出来る」という雰囲気を作ろうとした。
ある程度成功したが、正直私のお喋りは長すぎたし、
内輪向けな印象を作ってしまったのは反省すべき点である。


・各発表について
自分の発表は不備が多かった。
スライド50枚作っておいて、時間制限のため、結局20枚も発表していない。


便所飯さんとyokkunsさん、todeskingの発表は
初心者向けと言う趣旨に則っており大変良かった。


gepuro君やts_3156君などの学生発表は漲る情熱が伝わってきて、
「自分もテキストマイニングやりたい!」と思わせる内容だった。
特にts_3156君にはベストトーク賞を差し上げたい感動の出来。
gepuro君には、「前回からの改良点を発表する際、
前回の発表を見ていない人も多いので、
スライド2,3枚程度で簡単に振り返った方が良いよ」と伝えておいた。
gepuro君は前回より確実にトークもプログラミングも上手くなっており、
若さの力を感じさせる青年で大変好ましい。


今回、大変申し訳なくて残念だったのがstakemuraさんで、
検索について基礎からわかりやすくきっちり数式展開した
素晴らしいスライドをお作り頂いたのだが、
時間の関係で後半完全に端折らせてしまった。
事前に発表内容の打ち合わせを行い、
あの内容ならば1時間程度じっくり時間の枠を取って望むべきだった。
stakemuraさんのスライドは是非御覧頂きたい。
検索で必須だが難しい各種のアルゴリズムについて丁寧に書かれている。


・一参加者として
司会を担当していたため、発表の時間調整について気を取られていた。
また、休み時間の度に懇親会参加・不参加の変更が寄せられたりして、
懇親会をどの店でどんなコースで行うかなどの選択をしたりしなけれならない。
無線LANの復旧作業など、影であれこれやることがあり、
頭の中はそういったことで占められていた。
休み時間は実際作業したり、他の参加者から名刺交換をして頂いたりなどで、
実際休憩できる時間を取るのが難しかった。
正直なところ、折角のプレゼンを、このような瑣末事で気を揉んでいたため、
真剣に聞くことが出来なかった。
勉強会は、誰かに教えるというだけのものではなく、当然自分の勉強でもあるのだが、
果たせなかった感がある。


・負荷
負担は結構大きい。
スタッフを増やした方が良いと思われる。
この勉強会のスタッフの負担が大きい理由は2点あって、
1.会場に関して、全て手探りでやっていること
niftyエンジニアサポート等と扱いは異なり、業務の一環としての提供ではなく、
協力してくれているOracle社員の全責任だけで運営している。
中でトラブル発生したら、彼らに迷惑が掛かる。
そもそも明確な会場提供の手順などがOracleにないため、
手探りで社内規約的なものと照らし合わせて行動している。
前回、受付が長蛇の列になったのは、受付担当がOracle社員一人だけだったため。
入館証を渡すのは社員でないと不味いのではないかということから。
今回は色々融通して頂いて、私も入館証を扱って良いという許可を得たため、
二人体制で受付を回して混雑を解消できた。
他にも色々な縛りがあるが、まぁそれはOracle特有の話なので割愛。
本当に細かい沢山のことをOracle社員にお願いしている。
お願いしているだけではなく、積極的に向こうから改善案を出してくれる。
私も協力してくれているOracle社員も、まだ若手のペーペーである。
中々知らないことも多いし、要望が通らない。難しい。


2.管理型運営であること
TokyoWebminingが特に顕著だが「しっかり深い議論をするため」に、時間に関しては自由度が高い。
この勉強会ではきっちり時間管理をしている。
弊害としてstakemuraさんには誠に申し訳ないことになった。
管理型運営を望んだのは、単に私の我が儘である。
望んだ理由は2点で、
1.深さ優先の勉強会が多いので、時間管理型の運営をするとどうなるか知りたかった。
stakemuraさんの件は重大な反省点だが、
30分*2+10分休憩を頑なに守ることにより、参加者の快適性をキープできたと思う。
2.期限の重要さを知る
「時間より始めよ」「守ろう納期!」などなど。
他の勉強会より、色々発表者にも催促出したりスタッフを12時に呼びつけたり、
あれやこれや管理しようとしている。
もっと気楽に、適当にやっても良いかも知れない。


・懇親会
25人も参加して頂けることになった。
懇親会は金が掛かる。
人数決定後に懇親会の店などを決めるので、
値段設定は難しい。
4千円で飲み放題付きの店で近くて25人入る店、探すのが難しい。
しかも場所は高級店の多い表参道と青山の間である…。
幾らくらいなら無理なく参加して頂けるのか?
受付時、懇親会の値段を御質問頂くことが多かった。
参加表明したけど、例えば7千円しますと言われたら、
今月は財布がちょっと…という方も出てくるだろう。
学生と社会人との傾斜をどうしようかというのも考える必要が有る。
そこは懇親会参加の学生数、参加者の面子を見て決める。
前回は学生500円、今回は学生無料となった。
探せばわかるが、当日夕方になって20人以上はいる店を探すのは簡単ではない。
結局、前回と今回は同じ北の家族になった。
同じ場所で同じような料理。うーん。


・終わりに
勉強会が終わると、反省点ばかりが目について気が塞いで仕方ない。
あんな良い発表だったのだから、運営でもっとこーやれば良かったのでは?
と言うのが後から後から湧いてくる。
始めから完璧は無理なので、改善点を取りあえず列挙しておいて、
次の勉強会に活かそう。


参加者、発表者、スタッフ、Ustして頂いたチームラボ・高須様、会場御提供頂いたOracle
皆様ありがとうございました!!
必ず今回より良い運営を致しますので、また次回も宜しくお願いします!!